Llevo unas semanas con la cabeza metida en proyectos con clientes, organizando ideas -ejecutando estrategias- sobre cosas que están pasando en la industria y que veo de primera mano en cada sesión.
Y decidí volver a escribirte precisamente para hablar de una de esas cosas =).
Cada vez hay más herramientas para restaurantes que incorporan inteligencia artificial. Lo he visto en mis proyectos, lo veo en las conversaciones con clientes, y me parece buenísimo. La IA puede analizar información, encontrar patrones, agilizar procesos que antes tomaban horas.
La única parte que poco se conversa o se entiende es qué pasa con la información financiera que estás poniendo ahí. Quién tiene acceso a ella y cómo podría usarla.
Cuando conectas tu POS, tu inventario, tu nómina a una herramienta externa, estás compartiendo la historia completa de tu negocio. Ventas, costos, márgenes, proveedores, proyecciones.
Una cosa es que tu sistema POS tenga integrado su propio agente de IA para hacer consultas dentro del mismo sistema, con los datos que ya viven ahí. Otra muy diferente es que una herramienta conecte o integre tu información a un modelo externo como Claude o ChatGPT sin que tengas claridad de qué tanto acceso tiene esa compañía a los datos de tu negocio, cómo los almacena, y bajo qué condiciones los puede usar.
En el primer caso, la información no sale de donde ya estaba. En el segundo, estás abriendo una puerta cuyas condiciones conviene leer antes de cruzarla.
En esa toma de consciencia, y de discernir el mejor uso posible de IA, yo he optado por integrarla donde aporte más ayuda y cuidar la información que está más ligada a las finanzas de los restaurantes con los que trabajo.
Por ejemplo.
Esta semana estaba trabajando con un cliente en su sistema completo que integrase : database de ingredientes, costos de recetas alimentado de esos ingredientes, de control de compras -en unidades y costo, control de inventario.
Necesitábamos construir una base de datos de ingredientes con todos los detalles: nombre, unidad de medida, proveedor, costo por unidad. Teníamos las facturas de proveedores de varios meses. En lugar de transcribir todo a mano, tomamos fotos de esas facturas y le pedimos a la IA que procesara la información y armara el consolidado.
Lo que hubiera tomado horas se hizo en minutos.
La información que compartimos con la herramienta fue un listado de precios de ingredientes.
Luego, internamente, con las credenciales de seguridad del cliente, monté todo el resto del sistema. El script que automatiza el registro de compras, el que actualiza la base de datos de ingredientes con cada compra nueva y el que actualiza el inventario esperado, corre desde dentro del mismo entorno. Se ejecuta en automático solo cuando se necesita, sin depender de ninguna herramienta externa con acceso al negocio.
*La IA entró para una tarea específica y delimitada. Los datos sensibles no salieron de ahí.
Esa distinción importa. Qué le das, para qué, y dónde queda después.
Una cosa más que vale la pena saber: que una herramienta diga que no usa tus datos para entrenarse no responde todas esas preguntas. La aplicación que conectaste puede tener sus propias políticas. Puede haber un proveedor intermedio. El contrato puede permitir usos que no leíste.
Hay casos que ayudan a entender por qué esto no es solo teoría. El Washington Post documentó 12 situaciones en los últimos dos años donde conversaciones con herramientas de IA aparecieron en procesos legales. Uno de ellos involucró a un ejecutivo financiero que usó Claude mientras evaluaba su situación legal, asumiendo que esa conversación tenía las mismas protecciones que una con su abogado. Un juez federal determinó que no era así. El ejecutivo fue condenado posteriormente por fraude.
Las conversaciones con herramientas de IA no quedan automáticamente protegidas solo por haber ocurrido ahí.
Con casos así encima de la mesa, me parece importante entender mejor lo que hacemos. No deslumbrarnos con la IA pero tampoco rechazarla.
Usar IA bien es parte de manejar bien las finanzas. Y eso incluye decidir qué compartimos, con qué propósito, cómo lo utilizamos y qué acceso damos.
Gracias por leerme hasta aquí….
Recuerda que si quieres explorar cómo podemos optimizar el uso de IA en los procesos relacionados a las finanzas de tu restaurantes… estoy a un mensaje de distancia…
Nos leemos la próxima semana,
Julieth.
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